Российский документ не всегда можно сразу подать в зарубежную организацию. Иногда сначала нужно подтвердить его подлинность. Порядок оформления зависит от страны назначения: в одном случае ставят апостиль, в другом проходят консульскую легализацию, а в третьем дополнительное подтверждение вообще не требуется.
Сценарий 1. Апостиль
Апостиль используют между странами, для которых действует Гаагская конвенция 1961 года. Такая отметка подтверждает подлинность подписи, статус подписавшего документ лица и, если она есть, печать.
Содержание документа апостиль не подтверждает. После его проставления принимающая организация всё равно может запросить перевод или нотариальное удостоверение перевода.
Сценарий 2. Консульская легализация
Если упрощённый порядок не действует, документ может потребоваться легализовать через консульство. Сначала его оформляют в российских ведомствах, затем передают в консульство страны назначения.
На такую процедуру уходит больше времени, а последовательность действий приходится проверять особенно внимательно. В зависимости от страны перевод и нотариальное удостоверение делают до консульского этапа или после него.
Сценарий 3. Легализация не нужна
У России есть договоры о правовой помощи с рядом стран. Если документ подпадает под такое соглашение, его могут принять без апостиля и консульской легализации. Это не исключает перевод или другое оформление.
Наличие международного соглашения не отменяет внутренних требований конкретного ведомства, банка или учебного заведения.
Как определить правильный маршрут
До начала оформления уточните четыре пункта:
- В какой стране будут использовать документ.
- Какой организации его подают.
- Где и кем документ выдан.
- Нужен оригинал, нотариальная копия или электронная версия.
Диплом, свидетельство ЗАГС и нотариальную доверенность могут апостилировать разные органы. Если документ выдан за пределами России, оформлять его обычно нужно в стране выдачи.
Почему порядок важен
Частая ошибка: заказчик сначала делает перевод, а потом узнаёт, что апостиль нужно было поставить на оригинал и тоже перевести. Бывает и наоборот: апостиль ставят на нотариальную копию, хотя адресат ждёт отметку на оригинале.
Рабочий порядок можно проверить по этому списку:
- получить требования принимающей стороны;
- проверить возможность легализации конкретного документа;
- определить ведомство и сроки;
- поставить апостиль или пройти легализацию;
- перевести документ вместе со всеми отметками;
- заверить перевод требуемым способом.
Если требования сформулированы неясно, попросите адресата письменно подтвердить подходящий вариант. Для предварительной оценки можно отправить фотографию документа и указать страну и цель подачи.