Прежде чем российский документ примет организация за рубежом, его подлинность иногда нужно подтвердить. Апостиль и консульская легализация решают эту задачу по-разному, а некоторые международные соглашения позволяют обойтись без обоих вариантов. Требования к переводу проверяют отдельно.
Сценарий 1. Апостиль
Апостиль используют между странами, для которых действует Гаагская конвенция 1961 года. Он подтверждает подлинность подписи, статус подписавшего документ лица и, если она есть, печать.
Содержание документа апостиль не подтверждает. Принимающая организация может отдельно запросить перевод или его нотариальное удостоверение.
Сценарий 2. Консульская легализация
Если упрощённый порядок не действует, документ легализуют через консульство. Сначала его оформляют в российских ведомствах, затем передают в консульство страны назначения.
Такая процедура занимает больше времени. Перевод и нотариальное удостоверение в зависимости от страны делают до обращения в консульство или после него, поэтому очередность лучше проверить заранее.
Сценарий 3. Легализация не нужна
Некоторые договоры России о правовой помощи позволяют принимать документы без апостиля и консульской легализации. Соглашение должно распространяться на нужный вид документа. Даже тогда могут понадобиться перевод или другое оформление.
Международное соглашение не отменяет внутренних требований конкретного ведомства, банка или учебного заведения.
Как определить правильный маршрут
Сначала уточните:
- В какой стране будут использовать документ.
- Какой организации его подают.
- Где и кем документ выдан.
- Нужен оригинал, нотариальная копия или электронная версия.
Диплом, свидетельство ЗАГС и нотариальную доверенность апостилируют разные органы. Для документов об образовании отдельно уточняют, нужен апостиль на оригинале диплома или на нотариальной копии. Документ, выданный за пределами России, обычно оформляют в стране выдачи.
Почему порядок важен
Если сначала заказать перевод, позднее может выясниться, что апостиль нужно было поставить на оригинал, а затем перевести и саму отметку. Иногда делают наоборот: ставят апостиль на нотариальную копию, хотя адресат ждёт его на оригинале.
Перед подачей проверьте последовательность:
- получить требования принимающей стороны;
- проверить возможность легализации конкретного документа;
- определить ведомство и сроки;
- поставить апостиль или пройти легализацию;
- перевести документ вместе со всеми отметками;
- заверить перевод требуемым способом.
Если требования допускают несколько толкований, попросите адресата письменно подтвердить нужный вариант. Для предварительной оценки можно отправить фотографию документа, указав страну и цель подачи.
