Качество перевода не компенсирует путаницу в исходных файлах. Если переводчику передали устаревшую версию договора или в документах расходится написание названия компании, те же расхождения появятся в переводе. До передачи юридических документов на перевод проверьте исходник, назначение документа, юрисдикцию и принятую терминологию. О том, как эти параметры влияют на работу с текстом, читайте в статье об особенностях перевода юридических документов.
Если комплект собирают несколько сотрудников, поручите одному человеку проверить его по пунктам ниже и передать переводчику финальные файлы.
1. Финальная версия исходника
Сначала убедитесь, что передаёте утверждённый файл. Пока стороны продолжают менять договор, договоритесь о названиях версий и порядке передачи правок. Переводчику нужно видеть, какие фрагменты добавлены, удалены или заменены.
Перед отправкой сканов проверьте их читаемость:
- видны все страницы и обороты;
- печати и рукописные записи не обрезаны;
- номера страниц идут последовательно;
- приложения и упомянутые документы приложены к комплекту.
Приложите редактируемый Word-файл к подписанному PDF, если он у вас есть. Редактируемый файл поможет воспроизвести форматирование, но контрольным источником останется утверждённый документ.
2. Цель и адресат перевода
Перевод для внутреннего ознакомления может отличаться от версии для переговоров, суда или нотариального действия. От назначения документа зависят оформление, комментарии переводчика и допустимость сокращений.
В заявке укажите:
- страну и организацию, куда подают документы;
- установленный срок;
- нужен ли нотариальный перевод;
- требуется ли сохранить оформление один в один;
- есть ли обязательный шаблон.
Для судебного пакета за рубеж цель нужно уточнить ещё точнее: документ представляют как доказательство или передают другой стороне для процессуального извещения. Во втором случае заранее проверьте маршрут вручения документов по Гаагской конвенции 1965 года, обязательную форму, язык государства назначения и полный состав приложений.
3. Утверждённые имена и термины
До начала проекта соберите прежние переводы, корпоративный глоссарий и официальные варианты названий. Сначала сверьте:
- наименования сторон договора;
- должности и подразделения;
- зарегистрированные товарные знаки;
- определения, которые повторяются в нескольких документах;
- имена, уже зафиксированные в паспортах или реестрах.
Названия иностранных юридических лиц и регистрирующих органов требуют отдельной проверки. В документах из ОАЭ их можно сверить со справочником по названиям свободных экономических зон.
Если в комплекте фигурирует новая иностранная сторона, сначала проведите проверку контрагента по официальному реестру и корпоративным документам. Результаты дадут переводчику проверенные источники для названия компании, регистрационного номера, имён и должностей.
Когда реквизиты взяты из реестра, проверьте вид выписки из торгового реестра, её дату и заверительные элементы. Публичная карточка и официальная выписка могут содержать похожие поля, но для подачи у них разный статус.
В корпоративном пакете зафиксируйте, что именно подтверждает Certificate of Incumbency: должность, список authorised signatories, образцы подписей или отдельные ограничения. Перевод не должен расширять объём исходного заверения.
Короткий список утверждённых формулировок обычно полезнее, чем большой словарь без выбранных вариантов.
4. Референсы и параллельные документы
Приложите прежний перевод, если договор основан на прошлогодней версии или типовой форме. Так переводчик сохранит согласованные формулировки и отдельно проверит новые положения. Для двух языковых текстов заранее установите контрольную версию и порядок согласования двуязычного договора.
При этом старый перевод нужно сверить с новым исходником. В нём могли измениться даты, суммы, реквизиты, номера пунктов или определения.
5. Контакт для вопросов
Укажите сотрудника, которому переводчик сможет задать вопрос о неоднозначной формулировке. Для большого проекта заранее определите:
- кто утверждает терминологию;
- как быстро команда получает ответы;
- в каком формате фиксируются решения;
- кто принимает финальную версию.
До передачи файлов согласуйте требования к конфиденциальности. При необходимости бюро подпишет NDA и ограничит доступ к файлам внутри команды.
Полный комплект позволяет менеджеру точнее рассчитать срок и заранее отметить спорные места. Чтобы получить смету, отправьте исходники и кратко опишите задачу.
